学历材料保管这件事，平时毫不起眼，等到要用时才发现少了哪一样。更麻烦的是，有些材料一旦丢失，补办相当困难。本文给出一份完整的保管清单，以及每种材料该怎么处理。

一、先分清三个去向

很多人的困惑在于不知道哪些该自己拿着、哪些该放进档案。原则是这样的：

去向	材料	原因
本人保管	毕业证书、学位证书原件	日常使用需要随时出示，不应入档封存
归入人事档案	毕业生登记表等材料	档案审核与政审查的是这一份
电子备份	全部材料的扫描件与在线报告	原件不便出示或遗失时的应急手段

记住：毕业证书原件归自己，毕业生登记表归档案。这个顺序搞反，后面会很难办。

二、完整材料清单

• 毕业证书原件：本人保管，不要塑封、不要涂改、不要在证书上写字。
• 学位证书原件：如已取得，同样本人保管，与毕业证书分开存放更安全。
• 毕业生登记表：这是入档的关键材料，需确认已归入本人人事档案。
• 完整成绩单：建议毕业前打印留存，境外使用、学分认定时常会用到。
• 录取或注册相关材料：部分事项需要说明入学情况，留着更稳妥。
• 学信网在线验证报告：电子版长期备份，注意报告有有效期，需要时重新申请。
• 证书编号与学信网账号信息：单独记录，办证明与核验时非常有用。
• 学费票据：涉及报销、资助或争议处理时可能需要，按实际情况保留。
• 重要通知与学业记录：如转专业、免修免考、休学等审批材料，留存复印件。

三、毕业生登记表为什么特别重要

这份材料经常被忽视，但它在档案体系中的地位很特殊。

• 它是学历进入人事档案的载体。档案中没有这份材料，很多政审与档案核查会要求补办。
• 补办难度高于证书本身。毕业证书丢了可以办证明书，登记表涉及归档流程，处理起来更麻烦。
• 建议：毕业后主动向档案管理机构确认这份材料是否已完整入档，不要默认它一定在。

四、电子备份怎么做

1. 扫描或高清拍照：证书正反面都要，确保编号、印章、照片清晰可辨。
2. 多处备份：本地存储加云端存储，不要只存在一台设备上。
3. 规范命名：用能看懂的文件名，避免一堆无意义的编号。
4. 定期检查：换设备或换云服务时确认文件还在，能正常打开。
5. 注意隐私：含有身份证号、证书编号的文件不要随意公开发布。

五、实体保管的注意事项

• 防潮、防晒、防虫蛀：证书纸张不适合长期暴露在潮湿或强光环境。
• 不要塑封：塑封会影响核验，也可能造成不可逆的损坏。
• 不要折叠、不要装订、不要在证书上打孔。
• 建议存放在固定的位置：专门的文件盒或文件夹，避免随手一放再也找不到。
• 与户口簿、其他学历证书、职业资格证书集中存放，用时一次找齐。

六、五种错误的保管方式

• 把毕业证书原件长期交给单位保管：需要核验时提供复印件或在线报告即可，原件不要离手。
• 把证书放进档案袋自己封存：档案有专门的管理规定，自行拆封会带来麻烦。
• 只拍照不保存原件：照片不能替代原件，多数场景要求出示或核验原件。
• 把证书编号只记在手机备忘录里：换手机就可能丢失，建议纸质记录一并留存。
• 从不核对材料信息：姓名、身份证号、专业名称，收到时就应核对，错误越早发现越好处理。

七、不同人群的特别提醒

• 在职人员：涉及人事档案的，按本单位档案管理规定办理移交与归档。
• 灵活就业人员：档案可能存放在公共就业人才服务机构，确认学历材料是否已归入。
• 有出境计划的人：提前把成绩单、课程描述等需要学校出具的材料准备齐全，毕业后补办周期较长。
• 姓名或身份证号有变更的人：所有材料的信息一致性要逐一核对，并保留能证明同一人关系的材料。

一句话总结：证书自己拿、登记表入档案、扫描件多备份、编号单独记。把这几件小事做好，能省掉将来九成的麻烦。

材料的归档与调取规则请以档案管理机构与本单位的规定为准；学历核验与报告下载以学信网 www.chsi.com.cn 为准，学校相关材料的申请以国家开放大学官网 www.ouchn.edu.cn 公布的信息为准。